Combinar Word con tabla SQL

Combinar correspondencia utilizando WORD(2003) con una tabla SQL.

Una de las tareas que a veces suelen pedir es la de armar una carta personalizada y hoy por hoy los datos de estas personas suelen estar en un archivo de base de datos (como ser SQL por ejemplo) y que son actualizados por otro sector.

Pues bien, los datos de los clientes normalmente los actualiza la gente de ventas pero a las secretarias les piden cartas personalizadas y allí es donde somos consultados los informáticos……

El paquete office ofrece un procesador de textos, así como Excel es una poderosa herramienta, el WORD lo es para el manejo de archivos de textos.

La idea de la nota es comentar los pasos utilizados para que a partir de una tabla SQL(clientes) podamos hacer una carta e insertar alguno de sus datos(la razón social por ejemplo) a una lista de clientes de la organización.

Para comenzar abrimos el WORD(2003) y elegimos 

HERRAMIENTAS -> CARTAS Y CORRESPONDENCIA -> COMBINAR CORRESPONDENCIA

hacia la derecha tendremos una serie de 6 pasos a completar  y el primero es la consulta del tipo de documento, siendo CARTA la opción para este ejemplo(pero vemos que podemos hacer etiquetas incluso). Siempre sobre el costado derecho de nuestra pantalla, pero hacia abajo, está la opción de pasar al segundo paso donde nos pide ELEGIR UN DOCUMENTO O UTILIZAR EL ACTUAL(si tenemos la nota redactada debemos elegirla en este momento).

El tercer paso es SELECCIONAR LOS DESTINATARIOS y aquí veremos que podemos elegir UTILIZAR LISTA EXISTENTE y con la opción EXAMINAR  tendremos orígenes de datos disponibles, pudiendo optar por varias alternativas(SQL-DSN-ORACLE,etc), pero para nuestro ejemplo elegimos NUEVA CONEXIÓN CON SQL SERVER , según vemos en la imagen siguiente

Armamos la conexión con el servidor SQL(colocando usuario y contraseñas), nos pide indiquemos la base de datos que deseamos usar y nos mostrará la lista de tablas que dicha base posee como lo muestra la imagen siguiente, seleccionando la tabla deseada.

Luego de esto nos pide que pongamos un nombre al vinculo que creamos y le damos FINALIZAR; un par de veces  nos vuelve a pedir que indiquemos usuario y contraseña de la base de datos y finalmente nos aparece la lista de campos que posee la tabla que hemos elegido. En este momento podemos filtrar, seleccionar  u ordenar campos, según nos muestra la figura que vemos a continuaciòn

El paso siguiente elegir el BLOQUE DE DIRECCIONES y picar sobre el botón ASIGNAR CAMPOS, como podemos observar en las imágenes que están debajo, siendo este paso muy importante dado que podremos asignar los datos de la tabla al bloque de direcciones que se imprimirán en la carta.

 

Ultima figura

Los últimos dos pasos son simplemente visualizar lo realizado y aceptar o modificar en caso de algún dato erróneo… Existe siempre la alternativa de poder retroceder pasos y modificar en caso de errores, pero resultó interesante poder combinar WORD en su versión 2003, con los datos de una tabla SQL que tenía los clientes de la empresa, espero sea de utilidad….

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